職場の電話応対｜第二新卒が最初の3ヶ月で身につける型【2026年版】

〜型が決まっているので、覚えれば終わります〜

「電話、取ってもらえる?」

入社直後に、最も緊張する業務の一つです。相手が誰か分からず、用件も分からない状態で対応することになります。

ただ、電話応対は型が決まっています。覚えてしまえば、あとは慣れの問題です。

この記事では、そのまま使える型を整理します。

1. 結論：押さえるのは3つ

電話応対で押さえる3点

① 取る前に、メモとペンを手元に置く

② 相手の会社名と名前を、必ず復唱する

③ 分からないことは、その場で答えない

③が最も重要です。

「確認して折り返します」と言えれば、大半の場面は乗り切れます。

2. 取る前に準備すること

準備で、当日の負担が変わります。

1つめと3つめは、初日に揃えてください。

メモがないと、聞いた内容を覚えていられません。

メモに書く項目

• 相手の会社名
• 相手の氏名
• 誰宛か
• 用件
• 折り返しの要否と連絡先
• 受けた日時と、自分の名前

6つめを忘れないでください。

後から確認が必要になったときに、誰が受けたか分かります。

なぜ若手が電話を取るのか

理由を知っておくと、意味が変わります。

1つめと2つめが、実は大きい効果です。

半年ほど電話を取っていると、取引先の名前と担当者が自然に頭に入ります。これは他の方法では得にくい知識です。

3. 受け方の型

そのまま使える形です。

3つめの復唱が、最も重要です。

聞き間違いをその場で防げます。

会社の名乗り方を確認する

会社によって、名乗り方が決まっていることがあります。

入社初日に「電話に出るとき、どう名乗りますか」と聞いてください。

部署名まで名乗る会社と、会社名だけの会社があります。

4. 取り次ぎと不在時の対応

最も多い場面です。

本人の予定を、外部に詳しく話さないでください。

「どこに外出しているか」「なぜ休みか」は伝える必要がありません。

折り返しの確認

• 「折り返しご連絡差し上げましょうか」
• 「念のため、ご連絡先をお伺いしてもよろしいでしょうか」

2つめは、必ず聞いてください。

相手が名乗った番号と、登録されている番号が違うことがあります。

保留の時間

30秒を超えそうなら、一度戻ります。

「お時間がかかりそうですので、折り返しでもよろしいでしょうか」

保留のまま待たせ続けるのが、最も印象が悪くなります。

5. 聞き取れないとき

よくある場面です。

4つめの「お電話が遠いようです」は、相手の声が小さいときにも使えます。

「声が小さい」と言うより角が立ちません。

2回聞いても分からないとき

3回目は聞きにくくなります。

その場合は、分かった範囲でメモし、周りの人に確認してください。

「◯◯商事さんから、△△さん宛でした」と伝えれば、社名で心当たりがあることが多くあります。

6. かけるときの手順

受けるより、準備ができる分やりやすくなります。

①を書き出しておくと、話が飛びません。

名乗り方

「お世話になっております。◯◯株式会社の△△と申します。□□部の◇◇様はいらっしゃいますでしょうか」

この1文で足ります。

相手が不在のとき

• 「何時頃にお戻りでしょうか」
• 「改めてこちらからご連絡いたします」
• 伝言を頼む場合は、簡潔に

2つめが基本です。

自分の用件なので、こちらからかけ直すほうが自然です。

クレームの電話が来たとき

自分で判断せず、上長へつなぎます。

3つめが要点です。

事実関係が分からない段階で、非を認める言い方は避けてください。「ご不便をおかけしております」は、状況への言葉であって、責任を認める言葉ではありません。

7. 電話が苦手な場合

苦手意識は、慣れで減ります。

1つめが最も効きます。

言い方を見ながら話しても、相手には分かりません。

完璧を目指さない

最初から流暢に対応できる人はいません。

相手の会社名と名前を正確に聞き取り、伝言を正しく残せれば、それで足ります。

丁寧さは、後から身につきます。

8. 電話の少ない職場を選ぶ場合

苦手が続く場合、環境で解決する方法もあります。

近年、社内外の連絡をチャットや専用のシステムに寄せる会社が増えています。

面接で「社外との連絡は主にどの手段ですか」と聞くと、実態が分かります。

ただし、ゼロにはならない

どの職場でも、電話が必要な場面は残ります。

型を覚えておけば、頻度が少なくても対応できます。

9. よくある質問

電話を取るのが怖いです

型を書いて、電話機のそばに貼ってください。言い方を見ながら話しても、相手には分かりません。また、「少々お待ちください」と保留にすれば時間を作れます。分からないことは、その場で答えず「確認して折り返します」と伝えれば、大半の場面は乗り切れます。

相手の会社名が聞き取れません

「恐れ入ります。もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」と聞いてください。2回聞いても分からない場合は、分かった範囲でメモし、周りの人に確認してください。社名の一部が分かれば、心当たりのある人が多くいます。

本人が不在のとき、どう伝えますか

「席を外しております」「外出しております」など、状況を簡潔に伝え、折り返しを提案してください。どこに外出しているか、なぜ休みかといった詳細は、外部に話す必要がありません。連絡先は、登録と違うことがあるため必ず確認してください。

保留にする時間は、どのくらいまでですか

30秒を超えそうなら、一度電話に戻ってください。「お時間がかかりそうですので、折り返しでもよろしいでしょうか」と伝えれば問題ありません。保留のまま待たせ続けることが、最も印象を悪くします。

メモには何を書けばいいですか

相手の会社名、氏名、誰宛か、用件、折り返しの要否と連絡先、受けた日時と自分の名前の6つです。特に最後の項目を忘れないでください。後から確認が必要になったとき、誰が受けたかが分かります。

かけるときは、何時が良いですか

始業直後、昼休みの時間帯、終業間際は避けてください。午前中の10時前後、午後の14〜16時あたりが一般的です。ただし業種によって忙しい時間帯が違うため、相手の業務を考えて選んでください。

電話が少ない職場に転職できますか

職種と会社によって差があります。内勤の企画や分析、エンジニアといった職種は比較的少なく、社内外の連絡をチャットに寄せている会社も増えています。面接で「社外との連絡は主にどの手段ですか」と聞くと、実態が分かります。

どのくらいで慣れますか

個人差がありますが、週に数本取る環境であれば、3ヶ月程度で型が身につきます。最初から流暢に対応できる人はいません。相手の会社名と名前を正確に聞き取り、伝言を正しく残せれば十分です。丁寧さは後から身につきます。

10. まとめ：型を覚えれば、あとは慣れ

今週やる3つのこと

① 受け方の言い方を紙に書き、電話機のそばに置く

② メモに書く6項目を、様式として作っておく

③ 会社の名乗り方を、上長に確認する

電話応対は、能力ではなく型です。覚えれば、誰でも同じ水準でできます。

そして、分からないことはその場で答えなくて構いません。「確認して折り返します」が言えれば、大半は乗り切れます。

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この記事を書いた人

木戸 悠介（きど ゆうすけ）／なぜキャリア？運営者。1996年生まれ、神戸市出身。

23歳で上場企業子会社に新卒入社し、メディア広告営業を担当。25歳で第二新卒として障がい福祉領域のSaaS企業へ転職し、営業から営業企画へ職種を変えた。2ヶ月で10社に応募し2社から内定。その後スタートアップに3人目の社員として参画し、現在は自分の会社を経営している。