社内のメールとチャットの使い分け｜第二新卒が迷わない基準【2026年版】

〜同じ内容でも、手段を間違えると伝わりません〜

「メールで送ったのに、見てもらえていなかった」

逆に、チャットで送ったら「それはメールで」と言われることもあります。

手段の選び方は、会社ごとに文化が違います。そして、入社時に教えられることは、ほとんどありません。

この記事では、使い分けの基準を整理します。

1. 結論：分ける基準は3つ

メールとチャットを分ける3点

① 社外が絡むならメール

② 記録として残す必要があるならメール

③ それ以外の社内のやり取りはチャット

①と②に当てはまらないなら、チャットで足ります。

社内の確認や依頼にメールを使うと、かえって重く受け取られる会社もあります。

2. 手段を分ける4つの基準

判断の材料を並べます。

3つめが逆になっていることが多くあります。

急ぎの用件をメールで送ると、気づかれないことがあります。

迷ったときの判断

• 社外の人が1人でも入る → メール
• 後から「言った言わない」になりそう → メール
• 5分で終わる確認 → チャット
• 相手が席にいる → 口頭でもよい

4つめを忘れないでください。

近くにいる人への確認は、話したほうが早いことがあります。

3. チャットの文面の型

短くても、構成があります。

4つめが抜けると、相手が優先順位をつけられません。

使いやすい形

「◯◯さん △△の件でご相談です。 □□の資料について、来週火曜までにご確認いただけますでしょうか。 お手すきのときで構いません。」

4行で足ります。

やってしまいがちな形

• 「お疲れ様です」だけ送って、相手の返事を待つ
• 用件を細切れに何度も送る
• 長文を1行で送る

1つめは、相手の時間を止めます。

最初のメッセージに用件まで書いてください。

依頼するときの書き方

相手に何かを頼む場面が、最も差が出ます。

2つめの期限を「なるべく早く」と書かないでください。

人によって解釈が違い、結果として遅れます。日付を書けば、難しい場合は相手から相談が来ます。

4. メールの型

社内メールも、短くて構いません。

件名に期限を入れると、優先度が伝わります。

「【ご確認依頼・5日まで】◯◯の資料について」

社内メールで避けること

• 長い前置き
• 「お世話になっております」の多用（社内では不要なことが多い）
• 全文を1段落で書く

3つめが最も読まれにくくなります。

改行と箇条書きを使ってください。

手段が3つ以上ある会社

メールとチャットに加えて、別の道具を使う会社もあります。

案件管理のシステムがある会社では、そこに書かないと記録が残りません。

チャットで依頼を受けても、システムに転記する運用になっていることがあります。入社後に確認してください。

5. 宛先の付け方

誰に届くかを、明確にします。

5つめは、頻繁に使うと反応が鈍くなります。

本当に全員に届く必要があるときだけにしてください。

迷ったら宛先に入れる

「この人は知らなくていいだろう」の判断が、後からずれを生みます。

関係する可能性がある人は、写しに入れておくほうが安全です。

ただし、写しの人数が10名を超えるようなら、共有の場所を変えることを考えてください。

6. 返信の速さの目安

会社の文化によりますが、目安があります。

すぐ答えられない場合も、受け取ったことは返してください。

「確認して、本日中にご返信します」の一言で、相手は待てます。

沈黙が最も困る

対応中でも、それが相手に見えません。

「対応しています」と一言送るだけで、相手の不安がなくなります。

文面の丁寧さの度合い

会社によって、社内での書き方が違います。

入社直後は、ふつうの形から始めるのが安全です。

周りのやり取りを見て、合わせていってください。くだけた文化の会社で、毎回かたい文面を送ると距離を感じさせることがあります。

7. 転職先で最初に確認すること

会社によって文化が違うため、最初に聞いておきます。

3つめは、必ず確認してください。

時間外に返す文化かどうかで、働き方が変わります。

観察でも分かる

最初の1〜2週間、他の人のやり取りを見ていると、傾向が掴めます。

「社内でメールを使っている人がいるか」を見るだけでも、判断がつきます。

既読と反応の扱い

チャットでは、読んだことを示す機能があります。

• 読んだら反応をつける（対応中であることが伝わる）
• 対応に時間がかかるなら、その旨を書く
• 読んだまま何もしないのは避ける

反応を1つつけるだけで、相手は「届いた」と分かります。

これはメールにはない利点なので、使ってください。

8. やってはいけない使い方

トラブルにつながる使い方があります。

1つめは、実際によく起こります。

謝罪や、悪い知らせは、口頭で伝えてください。

誤送信したとき

すぐに上長へ報告してください。

自分で回収しようとして時間が経つと、対応の選択肢が減ります。

社外への誤送信は、会社の規程で報告の手順が決まっていることが多くあります。

9. よくある質問

社内の連絡は、メールとチャットのどちらですか

社外の人が入るか、記録として後から参照する必要があるならメールです。それ以外の社内のやり取りは、チャットで足りることがほとんどです。ただし会社によって文化が違うため、入社後に「メールとチャットは、どう使い分けていますか」と確認してください。

チャットで「お疲れ様です」だけ送るのは、よくないですか

避けてください。相手は返事をするまで用件が分からず、時間が止まります。最初のメッセージに用件まで書くのが基本です。「◯◯さん、△△の件でご相談です」まで書けば、相手は状況を判断できます。

返信はどのくらいの速さが必要ですか

チャットは急ぎなら30分以内、通常は半日以内、社内メールは1営業日以内が目安です。ただし会社の文化によります。すぐ答えられない場合も、「確認して本日中にご返信します」と一言返してください。沈黙が最も相手を困らせます。

写し（Cc）には誰を入れればいいですか

知っておいてほしい人を入れます。迷ったら入れるほうが安全で、「この人は知らなくていいだろう」という判断が後からずれを生みます。ただし、写しの人数が10名を超えるようなら、共有の場所自体を変えることを考えてください。

グループ全体への呼びかけは、使っていいですか

本当に全員の対応が必要なときだけにしてください。頻繁に使うと、通知が慣れられてしまい、肝心なときに反応が鈍くなります。特定の人に用がある場合は、その人だけを宛先にしてください。

悪い知らせもチャットで送っていいですか

避けてください。温度が伝わらず、認識のずれが起きやすくなります。謝罪や遅れの連絡、ミスの報告は口頭が原則です。その後で、決まったことをテキストに残す形にすると、記録としても残ります。

就業時間外に連絡が来たら、返すべきですか

会社の文化によります。入社時に「時間外の連絡はどう扱いますか」と確認してください。返すのが当然になっている職場と、翌営業日で構わない職場があります。緊急の連絡手段が別に決まっている場合もあるため、あわせて聞いておくと安心です。

誤送信してしまったら、どうしますか

すぐに上長へ報告してください。自分で回収しようとして時間が経つと、対応の選択肢が減ります。特に社外への誤送信は、会社の規程で報告の手順が決まっていることが多くあります。隠さず、早く伝えることが最も重要です。

10. まとめ：社外か記録か、で決まる

今週やる3つのこと

① 周りの人が社内でメールを使っているか観察する

② チャットの1通目に、用件まで書く形に変える

③ 上長に、時間外の連絡の扱いを確認する

手段の選び方は、能力ではなく会社の文化です。

社外が絡むか、記録が必要かの2点で分ければ、大きく外しません。あとは、入社後の1〜2週間で周りを見て合わせてください。

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この記事を書いた人

木戸 悠介（きど ゆうすけ）／なぜキャリア？運営者。1996年生まれ、神戸市出身。

23歳で上場企業子会社に新卒入社し、メディア広告営業を担当。25歳で第二新卒として障がい福祉領域のSaaS企業へ転職し、営業から営業企画へ職種を変えた。2ヶ月で10社に応募し2社から内定。その後スタートアップに3人目の社員として参画し、現在は自分の会社を経営している。