経費精算のやり方｜第二新卒が差し戻されないための型【2026年版】

〜自分のお金が、返ってこない期間が生まれます〜

「この領収書、宛名が違うので出し直してください」

経費精算は、差し戻されると自分の負担が長引きます。立て替えた金額が、翌月にずれ込むこともあります。

そして、ルールは会社ごとに違います。前職のやり方をそのまま持ち込むと、必ずどこかで止まります。

この記事では、差し戻されないための型を整理します。

なお、経費の範囲や税務上の扱いは会社の規程や制度によって異なります。ここに書いているのは一般的な整理です。個別の判断は、社内の経理部門や税理士など専門の窓口に確認してください。

1. 結論：押さえるのは3つ

経費精算で押さえる3点

① 使う前に、精算できるか確認する

② 領収書は、その場で宛名と但し書きを確認する

③ 締切を把握し、まとめて出す習慣を作る

①が最も重要です。

使った後に「これは対象外です」と言われると、自己負担になります。

2. 精算できるものとできないもの

会社によって違いますが、傾向があります。

境界にあるものは、使う前に確認してください。

迷ったときの聞き方

「◯◯の費用は、経費として精算できますか」

この確認は、事前であれば1分で済みます。

使った後だと、判断する側も断りにくくなり、双方が困ります。

金額の上限がある場合

会食や宿泊には、1人あたりの上限が定められていることが多くあります。

規程を一度読んでおくと、その場で判断できます。

3. 領収書の扱い

最も差し戻されやすい部分です。

1つめと2つめが、その場でしか直せません。

後から「宛名を書き換えてください」とは言えません。

その場で確認する

受け取った瞬間に、宛名と但し書きを見てください。

「会社名は◯◯株式会社でお願いします」と、渡す前に伝えるのが確実です。

領収書が出ない場合

交通機関など、領収書が発行されないことがあります。

• 出金伝票を使う（社内の様式）
• 利用の記録を控える（日時、区間、金額、目的）
• 交通系ICカードの履歴を印刷する

会社の規程で扱いが決まっていることが多いため、入社時に確認してください。

4. 差し戻される5つの原因

よくある理由を並べます。

3つめが、最も多い差し戻しの理由です。

金額と日付だけでは、経理側が判断できません。

目的の書き方

• 交通費：「◯◯株式会社への訪問のため」
• 会食：「◯◯株式会社△△様との商談のため（当社2名、先方2名）」
• 資料：「◇◇の業務で参照するため」

会食は、人数と相手先を書くのが基本です。

精算のもれを防ぐ

使ったことを忘れると、そのまま自己負担になります。

4つめが、月末の確認で効きます。

予定表を見返すと、申請し忘れている移動が見つかります。

5. 締切と立替の期間

自分の資金繰りに関わります。

4つめは、出張や大きな買い物のときに使えます。

先に会社から受け取り、後で精算する仕組みです。

立替が続くとき

出張が多い時期は、立て替える金額が積み上がります。

10万円を超えるような場合は、仮払いを申請できるか確認してください。

自分の生活に影響が出るなら、遠慮する場面ではありません。

まとめて出すか、都度出すか

提出の頻度も、運用によって変わります。

件数が多いなら、週に1回の曜日を決めてください。

月末にまとめると、領収書を紛失したり、目的を思い出せなくなったりします。時間を決めておくほうが、結果的に早く終わります。

6. 交通費の注意点

最も件数が多い項目です。

1つめを見落として、そのまま申請してしまう例が多くあります。

定期券の区間は、二重に受け取ることになるため対象外です。

タクシーを使う場合

• 使ってよい条件（終電後、荷物が多い、緊急）
• 事前の承認が必要か
• 領収書の要否

使う前に確認してください。

7. 交際費の注意点

金額が大きく、確認が厳しい項目です。

3つめの記録は、その日のうちに残してください。

後から思い出そうとすると、正確に書けません。

同僚との食事は対象外のことが多い

社内の人との食事は、通常は経費になりません。

部署の懇親会など、会社が認めた場合に限られます。

判断に迷う場合は、事前に確認してください。

精算のシステムを覚える

近年は、専用のシステムを使う会社が増えています。

• 領収書を撮影して提出する
• 交通系ICカードの履歴を読み込む
• 承認の流れが画面で見える

入社直後に、1件だけ実際に通してみてください。

小さな金額で試すと、流れが分かります。分からないまま月末を迎えると、まとめて詰まります。

8. 転職先で最初に確認すること

会社によって、運用がかなり違います。

4つめは、近年変わってきた部分です。

画像の提出で足りる会社と、原本の保管が必要な会社があります。

規程を一度読む

入社時に、経費に関する規程を読んでおいてください。

10分で読める分量であることがほとんどです。

一度読んでおけば、その後の判断が早くなります。

9. よくある質問

使う前に確認すべきですか

してください。使った後に「対象外です」と言われると、自己負担になります。「◯◯の費用は、経費として精算できますか」という確認は、事前であれば1分で済みます。境界にありそうなものは、必ず先に聞いてください。

領収書の宛名は、何と書いてもらいますか

会社の正式名称です。個人名は認められないことが多くあります。受け取る前に「会社名は◯◯株式会社でお願いします」と伝えるのが確実です。宛名は後から書き換えられないため、その場でしか直せません。

但し書きが「品代」だと、なぜ差し戻されますか

何を買ったのかが分からず、経理側が経費として判断できないためです。「書籍代」「会議用飲料代」のように、具体的に書いてもらってください。店側に伝えれば、通常は応じてもらえます。

領収書が出ない交通費は、どうしますか

出金伝票を使うか、利用の記録を控えます。日時、区間、金額、目的の4項目を残してください。交通系ICカードの履歴を印刷して提出する会社もあります。扱いは会社の規程で決まっていることが多いので、入社時に確認してください。

通勤の定期区間内の移動は、精算できますか

多くの場合、対象外です。定期券で既に支払われているため、二重に受け取ることになります。定期の区間から外れる移動は精算できます。直行直帰の場合の扱いは会社によって違うため、規程を確認してください。

立て替えが多くて、生活に影響が出ています

仮払いの制度があるか確認してください。先に会社から受け取り、後で精算する仕組みです。出張や高額な買い物では使えることが多くあります。立て替えが10万円を超えるような場合は、遠慮せず相談してください。

会食の記録は、何を残しますか

日付、参加者全員の氏名と会社名、店名、金額、目的の5つです。特に参加者は、その日のうちに記録してください。後から思い出そうとすると正確に書けず、差し戻される原因になります。

転職先では、何を確認すればいいですか

精算に使うシステム、提出の締切、事前承認が必要なもの、領収書の原本の要否、金額の上限、仮払いの制度の6つです。入社時に経費の規程を一度読んでおくと、10分程度でほとんどが分かります。前職のやり方をそのまま持ち込まないでください。

10. まとめ：使う前に確認し、その場で領収書を見る

今週やる3つのこと

① 会社の経費に関する規程を読む

② 提出の締切を確認し、予定に入れる

③ 領収書を受け取るとき、宛名と但し書きを見る習慣をつける

経費精算は、能力ではなくルールの把握です。

差し戻しの原因はほぼ決まっているので、型を覚えれば止まりません。

なお、経費の範囲や税務上の扱いは会社の規程や制度によって異なります。個別の判断は、社内の経理部門や税理士など専門の窓口に確認してください。

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この記事を書いた人

木戸 悠介（きど ゆうすけ）／なぜキャリア？運営者。1996年生まれ、神戸市出身。

23歳で上場企業子会社に新卒入社し、メディア広告営業を担当。25歳で第二新卒として障がい福祉領域のSaaS企業へ転職し、営業から営業企画へ職種を変えた。2ヶ月で10社に応募し2社から内定。その後スタートアップに3人目の社員として参画し、現在は自分の会社を経営している。