総務の自己PR｜第二新卒の書類が通る例文6パターンと数字の出し方【2026年版】

〜総務の自己PRが書きにくいのは、成果が「起きなかったこと」で測られるからです〜

総務職の自己PRは、書きにくさに構造的な理由があります。

総務の仕事は、うまくいっているときは誰にも気づかれません。備品が切れない、施設が問題なく使える、契約が期限内に更新されている、必要な書類が揃っている。これらは全部「起きなかったこと」なので、成果として言語化しにくい。

その結果、自己PRが「縁の下の力持ちとして支えてきました」「幅広い業務に対応しました」に収束します。これは、総務職の応募者のほぼ全員が書いている内容です。

この記事では、「起きなかったこと」を数字にする方法と、総務の3領域それぞれの書き方を、例文6本つきで整理します。

1. 結論：総務の自己PRは3要素で決まる

① 「支えた」ではなく「変えた」を書く

総務は、言われたことをやるだけでも1年は回ります。だからこそ、言われていないことを自分で変えた話が、そのまま差別化になります。備品の発注基準を変えた、契約の管理表を作った、問い合わせの対応手順を明文化した。

② 削減した時間・コスト・件数を数字にする

総務の成果は、ほぼすべて「削減」で測れます。作業時間、コスト、問い合わせ件数、トラブルの発生回数。売上がなくても、数字は必ず作れます。

③ 担当した領域を明示する

総務は会社によって業務範囲がまったく違います。庶務中心なのか、労務も担当したのか、施設・設備まで見ていたのか。ここを明示しないと、最も狭い範囲で判断されます。

2. なぜ定番の自己PRが落ちるのか

総務職の採用担当が知りたいのは、次の2つです。

1. 入社後、どの業務をどのくらいの量で任せられるか（規模と範囲）
2. 言われたことをやるだけの人か、仕組みを整えられる人か（改善の有無）

「支えました」では、この2つのどちらも判断できません。

3. 編集長の実体験：総務の方の話

前職で、総務部の方に備品の発注について相談したことがあります。営業部の消耗品の在庫が頻繁に切れていて、その改善をお願いした流れでした。

総務の方「発注の基準を変えました。今までは、なくなってから注文してたんです」

私「え、そうだったんですか」

総務の方「誰かが『なくなりました』って言いに来てから発注してた。だから、届くまでの3〜4日は在庫ゼロ。それで、残り2箱を切ったら発注するっていう基準を作って、棚に線を引いたんです」

私「線、ですか」

総務の方「棚に赤いテープを貼って、そこより減ったら総務に連絡してくださいって。それだけです。これで、在庫切れの連絡が月に8〜10件来てたのが、ほぼゼロになりました」

この話は、総務の自己PRの理想形そのものです。

• 課題：在庫切れが月8〜10件発生していた
• 原因：なくなってから発注する運用だった
• 打ち手：残数の基準を決め、棚に視覚的な目印をつけた
• 結果：在庫切れの連絡がほぼゼロになった

かかったコストは、赤いテープ代だけです。それでも、これは立派な業務改善であり、書類に書ける成果です。

総務の方に「これ、自己PRに書けますよ」と言ったら、こう返ってきました。

「そんな大したことじゃないですよ。テープ貼っただけなので」

私「でも、月8件の連絡がゼロになったんですよね。それ、営業の側からしたら在庫切れで仕事が止まらなくなったってことですよ」

総務の方が自分の成果を過小評価するのは、非常によくあることです。「起きなかったこと」は、本人にも見えにくいためです。

だからこそ、意識的に「変えたこと」と「その前後の数字」を記録しておく必要があります。

4. 総務の数字の作り方

特に「件数の削減」が、総務では最も書きやすい数字です。

「問い合わせが減った」＝「仕組みが整った」という関係が成り立つため、そのまま業務改善の証明になります。

数字を出すときの注意

正確な統計がなくても構いません。「月に8〜10件程度」「およそ2割削減」で十分です。ただし、面接で「どう把握しましたか」と聞かれるため、根拠を説明できる範囲にしてください。

5. 総務の3領域と、それぞれの書き方

会社によって、どの領域を担当したかがまったく違います。職務経歴書では、担当した領域を一覧で示してください。

この表があると、採用側は入社後の配置を即座に判断できます。

6. 例文6パターン

例文①：総務経験あり → 総務（規模拡大）

製造業の総務部にて、社員180名・3拠点の総務業務を2年間担当しました。備品管理、来客・電話対応、勤怠管理、契約管理が主な担当業務です。

担当当初、消耗品の在庫切れによる問い合わせが月に8〜10件発生していました。従来は在庫がなくなってから発注する運用であったため、発注から納品までの3〜4日間は在庫ゼロの状態が生じていました。品目ごとに発注する残数の基準を設定し、保管棚に目印をつけて現場から連絡してもらう運用に変更したところ、在庫切れの問い合わせはほぼゼロになりました。

あわせて、複合機とウォーターサーバーの契約を見直し、年間の費用を約40万円削減しました。

貴社では拠点数がさらに多いと伺っています。拠点が増えるほど基準の統一が重要になるという点で、前職での取り組みが活かせると考えています。

例文②：販売職 → 総務（未経験）

アパレル店舗で3年間、販売とあわせて店舗運営を担当しました。スタッフ8名のシフト作成、備品・消耗品の発注、売上金の管理が担当業務です。

担当開始時、シフトの作成に月4〜5時間を要し、直前の欠員も月4〜5回発生していました。希望の提出を紙から共有ファイルに変更し、締切と入力ルールを明文化したところ、作成時間を月1時間程度に短縮し、当日欠員も月1〜2回に減りました。

また、消耗品の発注についても、曜日ごとの使用量を1ヶ月記録して発注量の目安表を作成し、過剰在庫と欠品の両方を減らしました。

総務は未経験ですが、店舗という単位で人・モノ・お金の管理を継続して行ってきました。貴社の総務では備品管理と勤怠管理が中心と伺っており、前職で日常的に扱ってきた業務と重なります。

例文③：一般事務 → 総務

前職では建設会社の事務職として、契約書類の管理と請求処理を2年間担当しました。月に約180件の書類を処理しています。

業務のなかで、契約更新の期日管理を重視して取り組みました。担当開始時、更新の確認が担当者の記憶に依存しており、期限間際の対応が発生していました。契約一覧を作成し、更新日の90日前・30日前に確認する仕組みを整えて担当者に通知する運用に変更したところ、更新手続きの遅延はゼロになりました。

あわせて、記載不備による書類の差し戻しが月40件発生していたため、不備の内容を3ヶ月分集計し、上位3項目に絞った記入例を作成・共有しました。差し戻しは月15件程度まで減っています。

貴社の総務では、契約管理と各種申請の処理が業務の中心と伺っています。期限と書類を仕組みで管理するという点で、前職の経験が直接活かせると考えています。

例文④：飲食店 → 総務（未経験）

飲食チェーンの店舗で2年半、ホール業務と店舗運営を担当しました。アルバイト12名のシフト管理、週2回の食材発注、日次の売上管理が担当業務です。

発注については、曜日別の使用実績を1ヶ月記録して発注量の目安表を作成し、食材の廃棄額を月あたり約2割削減しました。また、備品の在庫についても、残数の基準を決めて発注する運用に変更し、営業中の欠品をなくしました。

シフト管理では、希望の集約を共有ファイルに変更し、作成時間を月4時間から1時間程度に短縮しています。

総務は未経験ですが、店舗の運営に必要な備品・人員・数字の管理は継続して担当してきました。管理する対象が店舗から会社全体に変わるという理解で、まず庶務と勤怠管理から担当していきたいと考えています。

例文⑤：総務（労務中心）→ 総務・人事

前職ではIT企業の管理部門で、社員120名分の勤怠管理と社会保険手続きを2年間担当しました。入退社は年間で約25名です。

勤怠については、月末の締め作業に3日間を要し、残業が常態化していました。確認項目を洗い出し、月中に確認できるもの（有給残数、通勤費の変更、扶養の異動）を前倒しで処理する運用に変更したところ、締め日以降に確認が必要な項目を約半分に減らし、月末の残業を月20時間から5時間程度に削減しました。

社会保険手続きについては、提出書類と期限の一覧表を作成し、手続き漏れをなくしました。

貴社の総務・人事では、労務に加えて制度の運用も担当範囲と伺っています。処理を正確に回すことと、手順そのものを見直すことの両方を、前職で継続して行ってきました。

例文⑥：総務（在籍1年未満）→ 総務

前職では商社の総務部に配属され、10ヶ月間、備品管理・来客対応・郵便物の管理を担当しました。社員は約90名、来客は月約80件です。

配属3ヶ月目から、社内からの問い合わせ対応を任されました。月に約60件の問い合わせがあり、そのうち「備品はどこにあるか」「申請書はどこで手に入るか」といった同じ内容の質問が半数以上を占めていました。よくある質問を20項目に整理し、社内の共有フォルダにまとめて掲示したところ、問い合わせは月25件程度まで減りました。

在籍期間は短いものの、庶務業務の基本的な流れは一通り担当しております。貴社では労務や契約管理まで担当範囲が広がると伺っており、範囲を広げながら経験を積みたいと考えています。

7. 落ちる自己PRの型5つ

2番目の「幅広い型」について補足します。

総務は実際に業務範囲が広い職種なので、「幅広く担当した」と書きたくなります。ただし、それだけでは何もできないと同義に読まれることがあります。

「幅広く」と書くなら、必ず一覧を添えてください。第5章の担当範囲の表を職務経歴書に入れると、「幅広さ」が具体的に伝わります。

8. 面接で追撃される3つの質問

Q1.「その数字は、どうやって把握しましたか」

数字を書いた自己PRには必ず来ます。「問い合わせを受けたときにメモしていました」「発注記録を集計しました」など、出所を答えられれば十分です。厳密でなくても構いません。

Q2.「その改善は、誰かに指示されたものですか」

自発性を測る質問です。指示された場合も正直に答えて構いませんが、「指示された範囲より広げた部分」を必ず添えてください。「在庫管理の改善を指示され、あわせて発注基準の設定まで提案しました」のように。

Q3.「総務の仕事で、大変なことは何だと思いますか」

業務理解を測る質問です。「特にありません」は避けてください。「業務が中断されやすいこと」「成果が見えにくいこと」「社内のあらゆる部署から依頼が来ること」——これらを挙げたうえで、どう対処するかまで答えられると、実務理解が伝わります。

9. よくある質問

総務は未経験でも転職できますか？

できます。特に、店舗運営（シフト・発注・在庫管理）、一般事務（書類・期限管理）、販売（備品・現金管理）の経験は、総務業務に翻訳しやすい領域です。「管理する対象が変わるだけで、やることは同じ」という説明ができると、通りやすくなります。

資格は必要ですか？

必須の資格はありません。ただし、労務まで担当したい場合は社会保険労務士（科目合格でも可）、衛生管理者が評価されます。また、MOS（Word・Excel）は書類作成の基礎として、未経験の場合に効きます。

「幅広く担当しました」と書くのはダメですか？

それだけでは不十分です。担当した業務の一覧（第5章の表）を添えてください。「幅広く」の中身が見えると、そのまま強みになります。

成果が数字にならない業務ばかりです。

「削減」で探してください。作業時間、コスト、問い合わせ件数、トラブルの回数。総務の成果は、ほぼすべて削減で測れます。「何かが増えた」ではなく「何かが減った」で考えると、必ず見つかります。

総務と事務職は何が違いますか？

事務職は特定部門の業務処理、総務は会社全体の運営の支援が中心です。総務のほうが業務範囲が広く、社内のあらゆる部署からの依頼を受ける立場になります。また、契約・法定手続き・施設管理など、会社としての義務に関わる業務が含まれます。

総務からのキャリアはどうなりますか？

人事（労務・採用）、法務、経営企画、ファシリティ管理などへの展開があります。また、総務は会社全体の業務を見るため、管理部門のマネジメントへ進むルートもあります。ただし、専門性を作るには「労務」「契約・法務」「施設」のいずれかに軸を置くことが必要です。

在籍が1年未満でも応募できますか？

できます。ただし、担当範囲が限定的であることが多いため、「何をどのくらいやったか」を正確に書いてください。また、任された時期（「配属3ヶ月目から問い合わせ対応を担当」）を書くと、立ち上がりの速さが示せます。

総務の求人はどこで探せばいいですか？

総務単独の求人は少なく、「総務・人事」「管理部門」「バックオフィス」といった括りで募集されることが多いです。検索の際は、これらのキーワードも併せて使ってください。また、企業規模が小さいほど、総務が幅広い業務を担当する傾向があります。

10. まとめ：今夜やる3つのこと

総務の自己PRは、「支えました」から離れた瞬間に強くなります。変えたことと、減った数字を書いてください。

今夜やること

① 前職で「自分が始めたこと」を3つ書き出す（発注の基準、管理表、記入例、掲示、手順の明文化。規模は問いません）

② そのうち1つについて、「何が減ったか」を数字で書く（問い合わせ件数、作業時間、コスト、トラブルの回数）

③ 担当していた業務を一覧にし、○・補助・×で書き分ける（第5章の表の形式）

③をやると、職務経歴書の質が明確に上がります。総務は会社ごとに業務範囲が違うため、この一覧があるだけで、採用側が入社後の配置を判断できるようになります。

この先、読むべき記事

• 総務の志望動機｜未経験・第二新卒の例文5パターンと落ちる書き方（志望動機の書き方）
• 総務の面接｜第二新卒が聞かれる想定問答12と評価される答え方（面接の準備）
• 事務職の自己PR｜第二新卒の書類が通る例文6パターンと数字の出し方（事務系の自己PR）
• 秘書への転職｜第二新卒が未経験から入る条件と仕事の実態（隣接職種）

この記事を書いた人

木戸 悠介（きど ゆうすけ）／なぜキャリア？運営者。

23歳で上場企業子会社に新卒入社し、飲食・宿泊・レジャー領域のメディア広告営業を担当。25歳で第二新卒として障がい福祉領域のSaaS企業へ転職し、営業から営業企画へ職種を変えた経験を持つ。2ヶ月で10社に応募し2社から内定。現在は自分の会社を経営している。