総務の志望動機｜未経験・第二新卒の例文5パターンと落ちる書き方【2026年版】

〜「縁の下の力持ちとして会社を支えたい」で終わる志望動機が、なぜ全部同じに見えるのか。例文5パターンを全文で置いておきます〜

総務の志望動機は、応募者の大半が同じ場所から書き始めます。

「縁の下の力持ちとして、会社全体を支える仕事がしたいです」 「幅広い業務に携われる点に魅力を感じました」

どちらも志望動機として機能しません。前者は全員が書き、後者は「何でもやりたい」としか読めないからです。

総務は「事務の一種」と思われがちですが、選考で見られているのは事務処理能力ではありません。誰の担当でもない仕事を、自分から拾って回せるかの一点です。

この記事では、未経験・第二新卒が総務の志望動機を書くときに何を書けば読まれるのかを、例文5パターンの全文つきで整理します。

1. 結論：志望動機に入れる要素は3つだけ

総務の志望動機に入れる3要素

① 前職で「誰の担当でもない仕事」を拾った場面（＝総務の本質そのもの）

② 総務が全社の窓口になる職種だと理解していること（＝職種理解）

③ その会社の規模・フェーズを見たうえでの理由（＝なぜここか）

未経験者が落とすのが②、差がつくのが①です。

書かなくていいのは「縁の下の力持ち」「幅広い業務」「人をサポートしたい」の3つです。全員が書きます。

2. なぜ「縁の下の力持ち」では通らないのか

2-1. 総務は「支える人」ではなく「回す人」

総務の実務は、受け身の支援ではありません。

この差が志望動機に出ます。「支えたい」と書く人は左のイメージで応募していると読まれ、「自分から拾って進めた」と書く人は右を理解していると読まれます。

2-2. 総務は「範囲が決まっていない」職種

総務の守備範囲は、会社によってまったく違います。

• 備品・什器・オフィス環境の管理
• 契約書の管理、押印、法務の入口
• 社内規程、稟議、株主総会（上場企業）
• 安全衛生、防災、健康診断の手配
• 慶弔、社内イベント、福利厚生
• 電話・来客・郵便の一次対応
• 中小企業では、人事・労務・経理の一部も

「幅広い業務に携われる」と書いてしまう人は、この範囲の広さを魅力として書いています。採用側から見ると、それは「何をやりたいか決まっていない」と同じに読めます。

2-3. 一般事務との違いを言えるかが分かれ目

面接では必ず「一般事務ではなく総務を志望する理由」を聞かれます。この表の右側の言葉で答えられるようにしておいてください。

3. 編集長の実体験：拾う人が一人いるだけで会社は変わる

私は前職のSaaS企業で営業企画をしていましたが、規模が小さかったこともあり、総務的な仕事にも関わっていました。

そのときに強く印象に残っているのが、備品の発注をめぐるやり取りです。

私「プリンターのトナー、また切れてますね」

総務担当「そうなんです。切れてから買うので、毎回2日くらい止まるんですよね」

私「在庫を持っておけばよくないですか」

総務担当「置き場所がなくて。あと、誰がいつ使ったか分からないので、発注のタイミングが読めないんです」

このあと、その担当者は使用量を月ごとに記録して、残量が一定を切ったら自動で発注する形に変えました。誰にも頼まれていない仕事です。

結果として、印刷が止まることはなくなりました。金額にすれば大したことはありません。ただ、「止まらなくなった」ことに全員が気づいていない状態こそが、総務がうまく回っている状態だと、そのとき理解しました。

「総務の成果は、何も起きなかったことです。だからこそ、何が起きうるかを先に見つけられる人が要る」

志望動機に書くべきなのは、この視点です。「支えたい」ではなく、「止まりそうな場所を先に見つけて手を打った経験」を書いてください。

4. 例文5パターン（全文）

4-1. 前職：販売・接客 → 総務

前職ではアパレル店舗で接客販売を担当し、後半は備品の発注とシフト管理も任されていました。誰の担当とも決まっていなかった清掃用品や梱包材の発注が毎回切れる直前になっていたため、使用ペースを1ヶ月記録して、残数で発注する形に変えました。結果として、切らして買いに走ることがなくなりました。この、決まっていない仕事を決めていく作業に手応えがあり、それを本業にできる職種として総務を志望しています。御社は◯◯名規模で、総務が全社の窓口を担う体制だと拝見しました。範囲を自分で作っていける環境で働きたいと考えています。

4-2. 前職：営業 → 総務

前職では法人営業を担当していました。営業活動の中で、契約書の押印と保管のルールが部署ごとに違い、探すのに時間がかかる状態に気づき、上長に相談して保管場所と手順を統一する提案をしました。自分の売上には直結しない仕事でしたが、社内の誰かが必ずやらなければならない仕事だと感じ、進めることに納得感がありました。総務は、こうした「誰の担当でもないが必要な仕事」を正面から扱える職種だと理解しています。営業で身につけた社外との折衝経験は、業者や役所との窓口業務でも活かせると考えています。

4-3. 前職：一般事務 → 総務（範囲を広げたい）

前職では営業事務として、受発注と請求処理を担当していました。手順が決まった業務を正確に回すことには自信がありますが、1年続けるなかで、決まった手順の外にある問題に関われないことに物足りなさを感じるようになりました。実際、社内の備品管理や来客対応で困っている場面を見ても、担当ではないため動けませんでした。総務であれば、前例のないことも含めて自分で段取りを組めると理解しています。事務処理の正確さを土台にしながら、範囲を自分で広げていける職種として志望しています。

4-4. 前職：飲食・サービス業 → 総務（未経験度が高いケース）

前職では飲食店で店舗運営を担当し、アルバイト15名のシフト管理と発注業務も任されていました。設備の不具合が起きるたびに業者を探して手配していたのですが、毎回ゼロから探していたため対応が遅れていました。そこで、修理内容ごとの業者一覧と連絡先を作って店舗に置き、次からは誰でも手配できる状態にしました。この経験から、突発的な対応を仕組みに変える仕事に向いていると感じています。総務は同じことを会社全体でやる職種だと理解しており、業者対応やオフィス環境の管理は、前職の経験がそのまま活かせる領域だと考えています。

4-5. 前職：コールセンター・サポート → 総務

前職ではコールセンターで問い合わせ対応を担当していました。日々の対応の中で、同じ質問が繰り返し来ていることに気づき、回答テンプレートと社内向けのFAQを作成しました。結果、新人が一人で対応できる範囲が広がり、エスカレーションが減りました。総務は社内外からの多様な問い合わせが集まる窓口だと理解しています。前職で身につけた、一次対応で状況を切り分ける力と、繰り返しを仕組みに変える発想は、総務の実務で直接活かせると考えています。

5. 志望動機の作り方（60分）

1行目が最重要です。ここが空欄なら、志望動機は書けません。逆に1つでも出れば、残りは埋まります。

6. 落ちる書き方5つ

最も多いのが縁の下型です。この言葉を使わずに書けるかどうかが、最初の関門になります。

7. 面接で追撃される3問

7-1. 「一般事務ではなく、なぜ総務なんですか」

「決まった手順を正確に回すことも好きですが、手順が決まっていない仕事を、自分で決めながら進めるほうに手応えを感じます。前職でも、担当が決まっていなかった業者手配を自分で仕組みにしたときが一番納得感がありました。総務はその範囲が会社全体に広がる職種だと理解しています」

7-2. 「総務は突発対応が多いですが、大丈夫ですか」

「予定通りに進まないことが前提の職種だと理解しています。前職の店舗運営も、設備の不具合やスタッフの急な欠勤で予定が崩れる環境でした。予定を組むときに、崩れる前提で余白を持たせるやり方に慣れています。」

7-3. 「他部署から無理な依頼が来たら、どうしますか」

「まず、何のために必要なのかを確認します。依頼の形では無理でも、目的が分かれば別の方法で満たせる場合があるためです。そのうえで、できない、で終わらせず『この形なら、いつまでにできます』と代案を出します。それでも難しければ、早い段階で上長に共有します」

8. 書類での書き分け

規模で書き分けてください。50名の会社に「担当領域を深めたい」と書くと合いませんし、大企業に「何でもやります」と書くと配属の希望がないと読まれます。

9. よくある質問

総務は未経験でも入れますか

入れます。ただし一般事務より求人数が少なく、倍率は高めです。中小企業のほうが未経験可の枠が出やすい傾向があります。

資格は必要ですか

必須の資格はありません。あると分かりやすいのはMOSや、社会保険労務士の勉強経験です。ただし資格より、拾って進めた経験のほうが評価されます。

総務と人事、どちらが入りやすいですか

会社によりますが、中小企業では総務と人事が分かれていないことが多く、総務として入って人事も担当するパターンが一般的です。人事に絞る場合は人事・採用の志望動機を参照してください。

志望動機は何文字が適切ですか

300〜400字が目安です。3ブロック（経験・職種理解・なぜここか）が入る最小の分量です。

「幅広い業務」と書いてはいけませんか

書かないほうが無難です。どうしても触れるなら、「幅広い」で止めず、具体的に何を担当したいかまで書いてください。

年収はどのくらいですか

総務は売上に直結しない職種のため、営業と比べると水準は控えめです。ただし会社の規模と、担当範囲（労務・法務まで持つか）で差が出ます。交渉の考え方は第二新卒の年収交渉を参照してください。

在籍期間が短くても応募できますか

できます。総務は定着性を見る職種なので、退職理由と志望動機の一貫性が前提になります。書類の作り方は在籍半年・1年未満の職務経歴書を参照してください。

一般事務と併願してもいいですか

併願は現実的です。ただし志望動機は書き分けてください。一般事務は「決まった手順を正確に」、総務は「決まっていない仕事を決める」が理由になります。事務側は一般事務・営業事務の志望動機にまとめています。

10. まとめ

総務の志望動機は、支える姿勢ではなく「誰の担当でもない仕事を拾った経験」で決まります。

今夜やる3つのこと

① 前職で、頼まれていないのに自分でやった仕事を3つ書き出す

② 応募先の会社概要ページで従業員数を確認する。50名以下なら兼務型、300名以上なら分業型と当たりがつきます

③ ①の1つを、状況→問題→やったこと→結果の順に300字で書く

②は5分で終わります。規模が分かるだけで、志望動機の③（なぜここか）が書けるようになります。

この先、読むべき記事

• 一般事務・営業事務の志望動機｜販売・営業から事務へ移る例文6パターン（併願するなら）
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この記事を書いた人

木戸 悠介（きど ゆうすけ）／なぜキャリア？運営者。

23歳で上場企業子会社に新卒入社し、飲食・宿泊・レジャー領域のメディア広告営業を担当。25歳で第二新卒として障がい福祉領域のSaaS企業へ転職し、営業から営業企画へ職種を変えた経験を持つ。2ヶ月で10社に応募し2社から内定。現在は自分の会社を経営している。