初めての出張｜第二新卒が段取りと精算で迷わない手順【2026年版】

〜手配より、先に規程を読むほうが早く終わります〜

「来週、大阪に行ってもらえる?」

初めての出張は、行くこと自体より段取りで迷います。どこまで自分で手配するのか、いくらまで使ってよいのか、精算はどうするのか。

そして、これらはすべて会社の規程に書かれています。

この記事では、申請から精算までの手順を整理します。

なお、日当や費用の扱いは会社の規程によって異なります。ここに書いているのは一般的な整理です。個別の判断は社内の規程を確認してください。

1. 結論：先にやるのは3つ

出張が決まったら、最初にやる3手

① 出張の規程を読む（上限、日当、手配の方法）

② 申請を出す（事前の承認が必要なことが多い）

③ 手配は、承認が下りてから

③を守らないと、自己負担になることがあります。

承認前に予約すると、キャンセル料が出た場合の扱いが難しくなります。

2. 規程で確認すること

一度読めば、その後は迷いません。

5つめが、最も会社によって違います。

指定の旅行会社や予約サイトを使う決まりがあることも多くあります。

上限を超える場合

繁忙期で、宿泊費が上限を超えることがあります。

その場合は、事前に相談してください。

後から超過分を請求すると、認められないことがあります。

3. 申請と手配

順番があります。

④は、手配より先に相手と決めておきます。

先に切符を取ってから日程が変わると、変更の手間が発生します。

概算の出し方

申請には、おおよその金額を書きます。

• 往復の交通費
• 宿泊費（泊数×上限）
• 現地での移動費
• 日当（規程がある場合）

多めに見積もっておくと、後で追加の申請が要りません。

先輩に同行する場合

初回は、一人ではないことが多くあります。

4つめを事前に聞いておいてください。

「何をすればいいですか」と当日に聞くと、その場で考えさせることになります。前日までに確認しておくと、準備ができます。

4. 持ち物

出張の前日に確認します。

1つめの名刺は、多めに持ってください。

現地で追加の人と会うことがあります。

資料の持ち出し

社外に持ち出す資料には、規程があることがあります。

「この資料を持ち出してよいか」を、事前に確認してください。

パソコンの持ち出しについても、社内の決まりがある会社が多くあります。

5. 当日の動き方

先方との時間を守ることが第一です。

5つめが、意外と抜けます。

出張から戻ってから報告すると、判断が遅れます。

移動中にできること

• 訪問の記録をその場で整理する
• 領収書を1か所にまとめる
• 翌日の予定を確認する

2つめは、帰ってから探すより確実です。

訪問の記録に書くこと

戻ってからの報告に使います。

• 日時と場所
• 会った人の氏名と役職
• 話した内容の要点
• 決まったこと
• 次にやること

4つめと5つめが、報告の中心になります。

移動中に整理しておくと、帰社してすぐに報告できます。

6. 精算の手順

帰着後、早めに済ませます。

③を書かないと、差し戻されます。

「◯◯株式会社訪問のため」といった形で、1件ずつ書いてください。

領収書が出ないもの

公共交通機関の運賃などは、領収書が出ないことがあります。

出金伝票を使うか、経路と金額を記録して提出します。

会社の様式があるので、事前に確認してください。

日当がある場合

出張の日数に応じて支給される手当です。

食事代が含まれるのか、別に精算できるのかを規程で確認してください。

含まれる場合、食事の領収書は不要になります。

7. 宿泊を伴う場合

日帰りとは、確認する項目が増えます。

5つめは、規程に定めがあることが多くあります。

移動が休日になる場合の扱いは、事前に確認してください。

宿泊先の選び方

• 訪問先からの距離
• 上限の金額に収まるか
• 朝の移動に無理がないか

安さだけで選ぶと、当日の移動が大変になります。

翌朝の訪問先までの経路を、予約前に確認してください。

費用を立て替える金額

宿泊を伴う出張は、金額が大きくなります。

往復の交通費と宿泊費で、数万円になることがあります。

仮払いの制度があるか、先に確認してください。制度がある会社では、申請すれば出発前に受け取れます。自分の生活に影響が出る金額であれば、遠慮する場面ではありません。

8. 出張が多い職種を選ぶとき

そもそも頻度が高い職種があります。

面接で「出張の頻度と範囲を教えてください」と聞いてください。

月に何回、宿泊は年に何回といった数字で答えが返ってくると、実態が分かります。

生活への影響

出張が多いと、平日の予定が組みにくくなります。

頻度と範囲は、入社前に確認しておく価値のある条件です。

9. よくある質問

出張が決まったら、最初に何をしますか

出張の規程を読んでください。移動手段、宿泊費の上限、日当の有無、手配の方法が書かれています。そのうえで申請を出し、承認が下りてから手配してください。承認前に予約すると、キャンセル料が出た場合の扱いが難しくなります。

移動と宿泊は、自分で予約しますか

会社によって違います。指定の旅行会社や予約サイトを使う決まりがあることも多くあります。規程に書かれているので、最初に確認してください。自分で予約する場合も、金額の上限と座席の等級の規定を守る必要があります。

宿泊費が上限を超えそうです

事前に相談してください。繁忙期には、上限内で泊まれる宿がないこともあります。後から超過分を請求すると、認められないことがあります。事前に伝えれば、上限の例外が認められたり、別の場所を提案されたりします。

日当は何に使うものですか

出張中の食事や雑費に充てる手当です。会社によって、食事代が日当に含まれる場合と、別に精算できる場合があります。含まれる場合は、食事の領収書は不要です。規程で扱いを確認してください。

精算はいつまでにしますか

帰着後、規程で定められた期限内です。多くの会社では1週間から1ヶ月以内としています。領収書を日付順に並べ、経路と金額の一覧を作り、それぞれの目的を書いてください。目的の記載がないと差し戻されます。

資料やパソコンを持ち出してよいですか

社内の規程を確認してください。持ち出しに承認が必要な会社や、持ち出せる範囲が定められている会社があります。「この資料を持ち出してよいか」を事前に聞いておくと、当日に困りません。

移動中に遅延が発生しました

すぐに連絡してください。訪問先と上長の両方です。到着の見込み時刻を伝え、日程の調整が必要かを確認します。遅延に備えて、1本早い便を選んでおくと、こうした場面を減らせます。

出張が多い職種かどうか、どう確認しますか

面接で「出張の頻度と範囲を教えてください」と聞いてください。月に何回、宿泊は年に何回といった数字で答えが返ってくると実態が分かります。出張が多いと平日の予定が組みにくくなるため、入社前に確認しておく価値があります。

10. まとめ：規程を読んでから、申請して手配する

今週やる3つのこと

① 会社の出張に関する規程を、一度読んでおく

② 手配の方法（自分か会社か）を確認する

③ 領収書をまとめる封筒を、1つ用意しておく

出張の段取りは、規程を読めば9割が分かります。

そして、手配は承認が下りてからです。この順番だけ守れば、自己負担になることはありません。

なお、日当や費用の扱いは会社の規程によって異なります。個別の判断は、社内の規程を確認してください。

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この記事を書いた人

木戸 悠介（きど ゆうすけ）／なぜキャリア？運営者。1996年生まれ、神戸市出身。

23歳で上場企業子会社に新卒入社し、メディア広告営業を担当。25歳で第二新卒として障がい福祉領域のSaaS企業へ転職し、営業から営業企画へ職種を変えた。2ヶ月で10社に応募し2社から内定。その後スタートアップに3人目の社員として参画し、現在は自分の会社を経営している。