社内システムが入れ替わるとき｜第二新卒が移行期間に落とさないための進め方【2026年版】
「来月から新しいシステムに切り替わります」——ある日そう告知され、説明会の案内が届きます。そして移行の当日、いつもの作業がどこにも見当たらない。操作方法だけでなく、これまで通っていた手順そのものが変わっていることに気づきます。
システムの入れ替えでいちばん時間を取られるのは、操作の習得ではありません。「今までこうやっていた作業を、新しい画面のどこでやるのか」という対応づけです。ここが埋まらないまま日常業務が始まると、毎回止まります。
この記事では、移行の告知から定着までに何をやるか、どこで事故が起きるかを整理します。目的は新しい機能を覚えることではなく、自分の担当業務を止めないことです。
1. 結論：覚えるのは機能ではなく「自分の作業の置き場所」
| やること | 中身 | 効果 |
|---|---|---|
| 自分の作業を書き出す | 週次・月次でやることを一覧にする | 確認すべき範囲が決まる |
| 新旧の対応表を作る | 「旧でこれ」→「新でここ」を並べる | 移行後に迷わない |
| 年に数回の作業を確認する | 月次だけで判断しない | 移行後の抜けを防ぐ |
説明会は全体の機能を説明する場であり、自分の作業に絞った説明はありません。だから、自分の側で対応づけを作る必要があります。この対応表が、移行期間中の自分用マニュアルになります。
2. 移行の前にやること
| 時期 | やること | 目的 |
|---|---|---|
| 告知が出たら | 切替日と並行運用の期間を確認 | 予定を組み直せる |
| 説明会の前 | 自分の作業を一覧にする | 質問が具体的になる |
| 説明会 | 自分の作業に当たる箇所を聞く | 対応づけができる |
| 試用ができる期間 | 実際に1件通してみる | 詰まる場所が分かる |
| 切替直前 | 旧システムから必要な記録を控える | 参照できなくなる前に残す |
最後の1つを忘れると、後から取り返せません。過去のデータが移行されない、あるいは参照しにくくなる場合があります。自分がよく見返す記録は、切替の前に手元へ控えておいてください。
説明会で聞くべき質問
「操作はどうやるか」ではなく、「今こうやっている作業は、新しい環境ではどうなりますか」と聞いてください。全体説明では触れられない、自分の担当固有の部分が埋まります。その場で答えが出なくても、質問した事実が残るので後から回答が来ます。
3. 事故が起きやすい5つの場所
| 場所 | 何が起きるか | 先に確認すること |
|---|---|---|
| 権限の設定 | 必要な画面が開けない | 自分の権限が引き継がれるか |
| 過去データの参照 | 去年の記録が見られない | どこまで移行されるか |
| 他システムとの連携 | 自動で流れていたものが止まる | 連携が維持されるか |
| 年次・四半期の作業 | 移行後に初めて詰まる | その時期の手順を先に聞く |
| 取引先へ出す帳票 | 体裁が変わる | 先方への説明が必要か |
1番目は移行当日にいちばん多く発生します。権限の申請には日数がかかることがあるため、切替前に自分の権限が引き継がれるかを確認しておくと、当日の停止を避けられます。申請の通し方は社内の申請・稟議の通し方｜第二新卒が差し戻されない書き方にまとめています。
5番目は社外に影響する
取引先へ出す書類の体裁が変わる場合、先方に事前に伝えるかどうかは自分では判断しないでください。会社としての案内の有無を上司に確認してから動きます。
4. 並行運用の期間の扱い
| 状態 | 気をつけること | 対処 |
|---|---|---|
| 新旧どちらでも入力できる | 二重入力・入力漏れが起きる | どちらが正か決めておく |
| 片方だけ更新されている | 数字が食い違う | 参照する側を固定する |
| 期間の途中で切り替わる | 月をまたぐ処理がずれる | 締めのタイミングを確認する |
| 人によって使う側が違う | チーム内で情報が分かれる | チームで運用を統一する |
「どちらが正しいデータか」を決めないまま並行させるのが、最も混乱します。チーム内で先に統一してください。自分だけ旧システムを使い続けると、他の人から見た情報が欠けます。
5. 慣れる順番
一度に全部を覚えようとすると、どれも身につきません。
| 順番 | 覚えるもの | 理由 |
|---|---|---|
| 1 | 毎日やる操作 | 回数が多く、すぐ定着する |
| 2 | 週次でやる操作 | 次に頻度が高い |
| 3 | 検索・参照のしかた | 詰まったとき自力で調べられる |
| 4 | 月次の処理 | 締めの前に一度通す |
| 5 | 例外・修正のやり方 | 間違えたときに必要になる |
| 6 | 年次の作業 | その時期が来る前に確認 |
3番目を早めに覚えると、以降の質問が激減します。自分で探せる状態になれば、他人の時間を使わずに進められます。逆に5番目を後回しにすると、最初のミスで止まります。「間違えたときにどう直すか」は、早い段階で聞いておいてください。
6. 手順を自分用に残す
| 残し方 | 中身 | 後で効く場面 |
|---|---|---|
| 新旧の対応表 | 旧の操作→新の操作 | 移行直後の毎日 |
| 画面の順番のメモ | どこを何回押すか | 頻度の低い作業 |
| 詰まった点と解決法 | エラーとその対処 | 同じ場面が再発したとき |
| 問い合わせ先 | 何を誰に聞くか | 止まったとき |
自分用に作ったメモは、そのままチームの手順書になります。移行期は全員が同じところで詰まるため、共有すると質問の総量が減ります。これは評価につながりやすい貢献でもあります。残し方は業務マニュアル・手順書の作り方｜第二新卒が引き継ぎと評価の両方に効く形で残すを参考にしてください。
7. 質問の出し方
| やること | 理由 |
|---|---|
| まとめて出す | 担当部門の作業を細切れにしない |
| やったことを添える | 調べた前提が伝わる |
| 画面の状態を具体的に書く | 再現してもらえる |
| 急ぎかどうかを明示する | 順番をつけてもらえる |
| 同じ質問が出ていないか確認する | 既出なら回答が早い |
移行期の担当部門には問い合わせが集中します。1件ずつ聞くと自分の順番も遅くなります。1日ためて数件まとめて出すほうが、結果として早く解決します。質問の組み立て方はエンジニアの質問の仕方｜未経験・第二新卒が詰まったときに30分で先へ進む型の考え方がそのまま使えます。
8. 移行が落ち着いた後
| やること | 目的 |
|---|---|
| 手順書を最新に直す | 移行前の記述が残っていることが多い |
| 不要になった作業を洗い出す | 惰性で続けているものを止める |
| 改善点を担当部門に伝える | 次の更新に反映される |
| やったことを記録する | 評価面談と経歴の材料になる |
2番目は見落とされがちです。システムが変わったことで、以前は必要だった転記や確認が不要になっていることがあります。「前からやっているから」で続けている作業は、この機会に一度点検してください。
9. よくある質問
説明会で聞いても、自分の作業のことが分かりません
全体説明では担当固有の部分まで扱えないためです。自分の作業を先に一覧にして、「この作業は新しい環境ではどうなりますか」と具体的に聞いてください。その場で答えが出なくても、後から回答が来ます。
移行の当日に画面が開けませんでした
権限の設定である可能性が高いので、まず担当部門に連絡してください。復旧までは旧来の方法で進められるか、上司に確認します。自分で設定を変えようとせず、記録を残して報告するのが先です。
過去のデータが見られなくなりました
移行の範囲を担当部門に確認してください。参照できる場所が別に用意されていることもあります。よく見返す記録は、次回の移行に備えて手元にも控えておくと安全です。
新旧のどちらに入力すればよいか分かりません
チーム内で統一してください。人によって使う側が違うと、後から数字が合わなくなります。自分だけで判断せず、上司に「どちらを正とするか」を確認し、決まったことは記録に残します。
覚えることが多すぎて追いつきません
頻度の高い操作から順に覚えてください。毎日やる操作、週次の操作、検索の方法、月次の処理、例外対応の順です。全部を同時に覚えようとすると、どれも定着しません。
取引先に出す書類の形式が変わりました
先方に伝えるかどうかは自分で判断せず、上司に確認してください。会社として案内を出す場合もあります。独断で連絡すると、社内の案内と食い違うことがあります。
移行後のほうが作業が増えた気がします
一時的な負荷か、恒常的な増加かを切り分けてください。慣れの問題であれば数週間で戻ります。手順そのものが増えているなら、実際にかかる時間を記録して担当部門と上司に共有してください。
この経験は経歴に書けますか
書けます。移行に伴って手順書を作った、チームの質問を減らした、不要な作業を止めたといった内容は、業務改善の経験として説明できます。件数や削減した時間を控えておくと具体になります。
10. まとめ：告知が出た日にやる3つのこと
システムの入れ替えでつまずくのは、操作の難しさではなく自分の作業がどこに移ったか分からないことです。対応づけを先に作れば、移行期は乗り切れます。
告知が出た日にやる3つのこと
① 自分がやっている作業を、日次・週次・月次・年次に分けて書き出す
② 切替日と並行運用の期間、自分の権限が引き継がれるかを確認する
③ よく見返す記録を、切替前に手元へ控えておく
※ 取引先へ出す書類の体裁が変わる場合、先方への連絡は自分で判断しない
移行期に作った自分用のメモは、そのままチームの手順書になります。手を動かした分が残る場面です。
この先、読むべき記事
- 社内システムの覚え方｜第二新卒が最初の1ヶ月でやること（基本の覚え方）
- 業務マニュアル・手順書の作り方｜第二新卒が引き継ぎと評価の両方に効く形で残す（手順を残す）
- 社内の申請・稟議の通し方｜第二新卒が差し戻されない書き方（権限の申請）
- 仕事の優先順位のつけ方｜第二新卒が「全部急ぎ」から抜け出す4つの基準（移行期の時間配分）
- 引き継ぎを受けるとき｜第二新卒が前任者から聞き切る12項目と最初の2週間（業務を引き取るとき）
- 報告・連絡・相談のやり方｜第二新卒が信頼を作る型（不具合の報告）
この記事を書いた人
木戸 悠介（きど ゆうすけ）／なぜキャリア？運営者。1996年生まれ、神戸市出身。
23歳で上場企業子会社に新卒入社し、メディア広告営業を担当。25歳で第二新卒として障がい福祉領域のSaaS企業へ転職し、営業から営業企画へ職種を変えた。2ヶ月で10社に応募し2社から内定。その後スタートアップに3人目の社員として参画し、現在は自分の会社を経営している。