退職の意思をメールで伝えていいか｜対面が難しいとき【2026年版】

退職を伝えたいが、上司と対面で話す機会がない。リモート勤務で数か月会っていない。あるいは、面談の時間が取れない。

そもそも、対面で言い出す勇気が出ないという人もいます。

原則は、口頭で伝えることです。ただし、これは「対面でなければ無効」という意味ではありません。状況によっては、メールで伝えることが適切な場合があります。

問題は、「言いにくいからメールにする」と「状況的にメールが適切」を混同することです。前者の理由でメールを使うと、その後の話し合いで不利になります。

この記事では、原則と例外、状況ごとの手順、そのまま使える文面を整理します。

1. 結論：判断は3つ

①原則は口頭。オンラインでも構わない。対面である必要はありません。ビデオ通話でも、電話でも、口頭であればよいと考えてください。

②メールが適切なのは、口頭の機会が作れない場合。リモート、休職中、上司が長期不在といった状況です。

③メールで伝える場合も、面談の設定を求める。メールで完結させず、話す機会を作ってください。

「言いにくいから」はメールを使う理由になりません。その場合も、電話かオンラインで口頭で伝えてください。

2. なぜ口頭が原則なのか

実務的に最も大きいのは、3番目です。メールで伝えると、返信を待って、また返信して、というやり取りに数日かかります。

口頭なら、15分の面談で退職日と引き継ぎの方針まで決まります。

法的には形式の定めがない

退職の意思表示そのものは、口頭でもメールでも成立します。形式が決まっているわけではありません。

ただし、会社によっては就業規則で手続きを定めています。「退職届を〇日前までに提出する」といった規定があるので、先に確認してください。

意思表示と、退職届の提出は別の手続きです。まず口頭で伝え、その後に書面を出すのが一般的な流れです。

3. 編集長の実体験：メールで伝えて長引いた人

私の知人に、退職の意思をメールで伝えた人がいます。仮にBさんとします。

Bさんの上司は多忙で、面談の時間がなかなか取れませんでした。

Bさん「1か月、面談をお願いしていたんですが、毎回流れてしまって」

そこで、Bさんはメールを送りました。

「〇月末で退職させていただきたく、ご相談です。お時間をいただけますでしょうか」

上司からの返信は、3日後でした。

上司「急な話で驚いています。理由を教えてもらえますか。まずはメールで構いません」

Bさんはメールで理由を書きました。返信がまた2日後。そのやり取りが2週間続きました。

Bさん「文面だと、こちらの意図が伝わらなくて。『まだ考え直せる』と思われていたみたいです」

最終的に面談ができたのは、最初のメールから3週間後でした。その時点で、退職希望日まで1か月半しかありませんでした。

上司「引き継ぎを考えると、もう1か月延ばせないか」

結果として、退職日が2週間後ろにずれました。

Bさんは後からこう言っていました。

Bさん「メールを送る前に、電話をかければよかったです。5分で済んだ話でした」

面談の時間が取れないなら、電話という選択肢がありました。メールを選んだことで、3週間を使いました。

なお、退職代行という手段もありますが、費用がかかるうえ、引き継ぎの調整が難しくなります。まずは自分で伝える方法を検討してください。

4. 状況別の判断

共通するのは、「メールは面談を設定するために使う」ということです。メールで退職の話を完結させないでください。

面談を依頼する文面

退職の話だと明記しない場合:

〇〇様

ご相談したいことがあり、15分ほどお時間をいただけますでしょうか。今週中でご都合のよい時間をお知らせいただけますと幸いです。

退職の話だと明記する場合:

〇〇様

今後のことについてご相談したく、お時間をいただけますでしょうか。内容としては、退職に関するご相談です。15分ほどで結構です。

後者のほうが、上司が準備できるため話が早く進みます。ただし、その場でメールが転送される可能性もあるので、社内の状況によって判断してください。

なお、電話という選択肢を飛ばさないでください。面談の時間が取れない場合でも、5分の電話なら入ることが多くあります。メールを送る前に、一度かけてみてください。

5. メールで伝える場合の文面

面談が設定できず、メールで伝えるしかない場合の文面です。

件名：退職のご相談（〇〇 〇〇）

〇〇様

お忙しいところ恐れ入ります。〇〇です。

本来であれば直接お伝えすべきところ、お時間をいただくことが難しく、メールでのご連絡となり申し訳ございません。

私事で恐縮ですが、〇月〇日をもちまして退職させていただきたく、ご相談させていただきます。

業務の引き継ぎにつきましては、〇月〇日までに資料を作成し、後任の方へのご説明も含めて責任を持って対応いたします。

つきましては、退職日や引き継ぎの進め方についてご相談させていただきたく、お時間をいただけますでしょうか。〇日から〇日の間で、ご都合のよい時間をお知らせください。

よろしくお願いいたします。

この文面に含めるべきは4点です。

1. メールになった理由（一言）
2. 退職の意思と希望日
3. 引き継ぎへの姿勢
4. 面談の依頼

4番目を必ず入れてください。メールだけで完結させると、その後のやり取りが長引きます。

送る宛先

直属の上司にのみ送ってください。人事や他の上司を宛先に入れると、直属の上司の立場がなくなります。

ただし、上司との関係に問題がある場合は、人事に直接送って構いません。その場合は、その旨を文面に含めてください。

また、送る前に一度、自分で読み返してください。確認するのは、社名と氏名の誤り、希望日の記載、そして感情的な表現が入っていないかの3点です。メールは記録として残り続けます。

6. やってはいけない5つ

2番目に注意してください。社内のチャットで「辞めます」とだけ送るのは、意思表示として扱われない可能性があります。

5番目も重要です。メールは記録に残ります。会社への不満を書くと、その後の話し合いで持ち出されることがあります。

書くのは事実と依頼だけにしてください。

送る時間帯

平日の始業直後か、午前中に送ってください。その日のうちに読まれる可能性が高くなります。

避けたいのは、金曜の夕方と、休日です。週明けまで放置され、その間に自分が落ち着かない時間を過ごすことになります。

深夜に書いた文面は、翌朝に読み返してから送ってください。感情的な表現が入っていないかを確認するためです。

7. 送った後の進め方

2営業日待って返信がなければ、別の手段で確認してください。メールが埋もれている可能性があります。

催促の文面:

先日お送りしたメールについて、お読みいただけましたでしょうか。お時間のあるときにご確認いただけますと幸いです。

内容を繰り返さないでください。「メールを送った」という事実だけ伝えます。

面談で決めること

面談が設定されたら、次の3点を決めてください。

この3点が決まれば、退職の手続きは進みます。1回の面談で決めきることを目標にしてください。

8. 進め方と時間配分

最初の15分で就業規則を確認してください。「〇日前までに申し出る」という規定があると、逆算が変わります。

9. よくある質問

メールで伝えるのは失礼ですか

状況によります。口頭の機会が作れない場合は、失礼にはなりません。ただし、その理由を一言添えてください。

チャットで伝えてもいいですか

正式な意思表示としては避けてください。チャットは面談の依頼に使い、退職の意思はメールか口頭で伝えてください。

リモート勤務でも対面で伝えるべきですか

オンラインの面談で構いません。「口頭で伝える」ことが重要なので、対面である必要はありません。

上司が忙しくて時間が取れません

電話をかけてください。5分で済みます。メールで待つより、電話のほうが早く進みます。

上司との関係が悪く、直接言いたくありません

人事に相談してください。その場合は、事情を含めてメールで送って構いません。上司を飛ばす理由を明記してください。

退職代行を使うのはどうですか

最終手段として存在しますが、まず自分で伝える方法を検討してください。費用がかかり、引き継ぎの調整も難しくなります。

退職届もメールで出せますか

会社の規定によります。書面での提出を求められることが多いので、就業規則を確認してください。

送った後、撤回できますか

会社が承諾する前であれば、撤回できる場合があります。ただし、関係への影響は避けられません。送る前に、意思を固めてください。

10. まとめ：今週やる3つのこと

退職の意思は、口頭で伝えるのが原則です。ただし、対面である必要はありません。

1. 就業規則で、申し出の期限を確認する。「〇日前まで」という規定があると、逆算のしかたが変わります。15分で確認できます。

2. 面談を依頼するメールを1通送る。「ご相談したいことがあり、15分お時間をいただけますでしょうか」。退職の話だと明記するかは、社内の状況で判断してください。

3. 時間が取れなければ、電話をかける。メールで待つより速く進みます。5分で済む話です。

メールは、面談を設定するための手段です。メールで完結させようとすると、数週間かかります。

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この記事を書いた人

木戸 悠介（きど ゆうすけ）／なぜキャリア？運営者。1996年生まれ、神戸市出身。

23歳で上場企業子会社に新卒入社し、メディア広告営業を担当。25歳で第二新卒として障がい福祉領域のSaaS企業へ転職し、営業から営業企画へ職種を変えた。2ヶ月で10社に応募し2社から内定。その後スタートアップに3人目の社員として参画し、現在は自分の会社を経営している。